Te durne ceremonie… czyli Retrospektywa o Daily.

Jeśli pracujecie w Scrumie (czyli najczęściej para-Scrumie, lub jak czasem powtarzam – patoScrumie), to najprawdopodobniej macie wydarzenia scrumowe. Wydarzenia, zwane czasem (przez ludzi, którzy mają przez to swoje miejsce w piekle) – ceremoniami. I czasem warto te wydarzenia poddawać inspekcji, stąd dzisiejszy temat – retrospektywa o Daily.

Scrum to sprytne i przebiegłe stworzenie. Jest całkiem rozsądnie wymyślony i wewnętrznie spójny, a jego jedne elementy wynikają z drugich i wzajemnie się uzupełniają. Dzięki temu działają trochę jak system naczyń połączonych. Jak wszystko jest dobrze, to działa wszędzie gdzie się spojrzy. Ale jak coś przestaje działać i w jednym miejscu zaczyna przeciekać – to równocześnie poziom obniża się wszędzie, także tam, gdzie bezpośrednio nie cieknie.

Jeśli lubicie porównania biegowe (ja lubię :D) – działa to jak ciało biegacza. Jak boli w jednym miejscu, zazwyczaj nie oznacza to, że problem jest w tym miejscu które boli.

U biegaczy często problem jest w miejscu A, ale boli w innym miejscu, miejscu B. Miejscu będącym najsłabszym ogniwem danego pasma/łańcucha, systemu. Stąd zapalenie ścięgna Achillesa może być efektem słabych mięśni pośladków, a syndrom pasma biodrowo-piszczelowego (ITBS) – np. pospinanych mięśni ud.

Dobra, ale gdzie tu Scrum?

No i właśnie. Ze Scrumem jest podobnie. Tak jak czasem biegacze są pokrzywieni, poskręcani i usztywnieni (choć biegają dalej, bywa że nawet bardzo przyzwoicie), tak i organizacje bywają równie dysfunkcyjne. Tak samo dysfunkcyjny bywa ich “Scrum”.

I w jednym i w drugim przypadku, dysfunkcje prowadzą do kompensacji (bo system stara się zrównoważyć dysfunkcje). W przypadku biegaczy pojawiają się zapalenia, przeciążenia, czasem złamania zmęczeniowe. A w przypadku organizacji – patologie organizacyjne. A to kilku “Product Ownerów” w zespole, a to “odpytka” na daily, a to wielocele Sprintu, albo Scrum stosowany w sytuacjach, w których nie ma sensu go stosować.

Warto w takich sytuacjach zastanowić się, co się dzieje, z czego to wynika – i jak to można naprawić.

Zaczynamy szukać przyczyny dysfunkcji – diagnostyka.

Jak każdy rozsądny lekarz czy fizjoterapeuta zaczyna szukać problemu? Analizując miejsce gdzie boli i szukając przyczyn źródłowych (pamiętacie RCA?). Analogicznie – każdy rozsądny Scrum Master, albo inny człowiek od zwinności powinien dość szybko zaobserwować, który z Eventów będzie najbardziej dysfunkcyjny i od niego najpewniej zacząć. Ale tak w sposób widoczny nawet dla niesprawnego oka.

Obstawiam Daily 😀 ewentualnie Sprint Planning. Ale jednak nie – Daily.

I teraz uwaga – to że macie beznadziejne Daily, nie znaczy (najczęściej), że to Wasza wina, że źle je robicie. Częściej świadczy o tym, że nie wiecie po co to Daily jest, macie kiepski Cel Sprintu (lub nie macie go wcale), lub Sprint Planning Waszego zespołu polegał na wrzuceniu zadań za tyle Story Pointów, ile “capacity” mieliście, a planu na realizację celu jakoś nie robicie. Lub po trochu z każdego z powyższych, plus kilka innych na dokładkę. Jeśli tak, to nie dziwne, że Daily jest denne.

Scrum Master to taki trochę zespołowy fizjoterapeuta. Też sprawi, że w krótkiej perspektywie może zaboleć (#transparencja), jak zespół usłyszy niewygodną prawdę (“cele to są w więzieniu, w Scrumie jest CEL Sprintu”). A w ramach diagnozy zaprosi zespół na konstruktywne retro. I zrobi retro o tymże dysfunkcyjnym Daily 🙂

#RetrospektywaODaily

Scrum Master zwiększa transparencję. A owa transparencja to m.in. wspólne postrzeganie faktów takimi jakimi one są. Więc robimy retro o Evencie Scrumowym, opisując rzeczy takimi jakie są (#transparencja). Rozważamy czy jest tak, jak powinno być (#inspekcja). A następnie – zmieniamy to, co odbiega od stanu pożądanego (#adaptacja).

Jakiś czas temu popełniłem dla jednego z zespołów bardzo proste acz efektywne retro. Retrospektywa o Daily (Scrum). Retro, które naprawdę fajnie zażarł, stąd chętnie podzielę się opisem 🙂 a jeśli zainteresowanie – mogę wrzucić szablon na Miro i Murala.

1. Jak jest dziś?

Krok pierwszy. Tutaj członkowie zespołu wypisywali fakty AS-IS – czyli jak wygląda ich Daily Scrum obecnie. Czas trwania, struktura, sposób przygotowania, jakość, efektywność, przeszkadzajki, itp. Świetny sposób, żeby wyciągnąć z uczestników ich prawdziwe opinie i emocje (bo na bezpośrednie pytanie o feedback często można usłyszeć “jest ok”, nawet jak czuje się przez skórę, że, parafrazując Marsellusa Wallace’a z Pulp Fiction – “It’s preety fucking far from ok”).

Czasem pewne elementy będą inaczej postrzegane inaczej przez różne osoby, co dodatkowo może stanowić fajny punkt zaczepienia w kolejnych krokach.

2. Jak w naszej opinii wygląda dany element?

Krok drugi – dot voting 🙂 Czyli jak członkowie zespołu postrzegają stan obecny – każdy ze swojej perspektywy. Ja dałem trzy kolory kropek. Zielony (jest wystarczająco dobrze), żółty (mogę z tym żyć, ale nie jest optymalnie), oraz czerwony (zło, padaka, ananas na pizzy).

No i wiadomo – dużo czerwonych/żółtych kropek, bierzemy element na warsztat. Mieszają się zielone z czerwonymi – warto przegadać, dlaczego są takie mieszane odczucia. Dużo zielonego – super, działa, nie ruszamy #aintBrokenDontFixIt.

3. Co i jak chcemy pozmieniać, żeby było lepiej -> dobrze?

I tu klasycznie – skoro wiemy co i dlaczego nam nie odpowiada, to formułujemy stan TO-BE (docelowy), i określamy, czego potrzebujemy, żeby osiągnięcie go było możliwe.

Tu jest przestrzeń na dyskusje – dlaczego dany element odbiega od pożądanego. Zderzają się opinie, poglądy. A Scrum Master czuwa i podsuwa gdzieniegdzie potencjalne rozwiązania, a w innym miejscu – jest adwokatem diabła, jeśli zespół może się “prześlizgnąć” przez coś ważnego.

Zespoły dość szybko i instynktownie idą w kierunku optymalniejszego procesu, więc facylitacja to praktycznie sama przyjemność 🙂

Retro za długie? Wchodzimy za głęboko w szczegóły? E.L.M.O. Odjeżdżamy od tematu – do brzegu. Brak zaangażowania – zastanawiamy się, czego potrzebujemy. Niezaktualizowane tickety lub nieprzygotowani uczestnicy – ustalamy zasadę, że 5 minut przed Daily wszystko ma być tip-top. Za dużo prywaty? Może slot kawowy, albo prywata PO rzeczach służbowych. I tak dalej, i tak dalej.

Po diagnozie – leczenie i ćwiczenia

Czyli robimy to co ustaliliśmy. Dzięki temu, że zespół sam transparentnie określił, jakie elementy chciałby zmienić, w jakim kierunku powinny iść zmiany, będzie znacznie bardziej skory do pójścia w stronę SWOJEGO rozwiązania 🙂 Mało tego, wypracowane rozwiązanie będzie miało wbudowany kontekst zespołu. Same plusy.

Jesteśmy wszyscy na świeżo, ustalenia (najlepiej) spisane, wiemy do czego dążymy, więc dajemy sobie czas na wyrobienie nawyku. A na co dzień – pilnujemy się, żeby realizować ustalenia.

Jeśli zespół uzna, że chcą mieć Daily trwające 30 minut i wspólnie przegadywać głębsze kwestie techniczne, bo wynoszą z tego wartość i uczą się od siebie wzajemnie – to mądry Scrum Master powinien przyklasnąć, a nie cisnąć o kwadrans “bo timebox”.

Albo jeśli zespół mówi, że chciałby mieć w kalendarzu Daily na 45 minut, i w ciągu pierwszych 15 minut przegadać stan prac, a pozostałe 30 minut zostawić na wejście w szczegóły w razie chęci i potrzeb, ewentualnie na wspólną kawę – TADAM!

Gwarantuję, że pozytywnych skutków będzie wiele. Poczynając od tego, że zespół świadomie podejmie decyzję jego dotyczącą, na punktach szacunku dla Scrum Mastera, za niebycie odklejonym od rzeczywistości.

Podsumowanie

A teraz wisienka na torcie – to retro o Daily działa także na inne Wydarzenia Scrumowe, oraz nie tylko Scrumowe.

Ja robiłem je na temat Daily, Planningu, Rerospektywy i Refinementu. I za każdym razem efektem była znaczna i widoczna poprawa zaangażowania, jakości, merytoryki, dyscypliny czasowej – a co najważniejsze – satysfakcji z efektywności danego wydarzenia.

Stąd Scrum Masterki, Scrum Masterzy, Agile Coachki i Agile Coache, Kierownicy, PMowie, i wszyscy ci, którzy są poza lub gdzieś pomiędzy wyżej wymienionymi – róbcie retro o Daily, Planningu, Retro o Retro, o wydarzeniach Scrumowych, kanbanowych, czy spotkaniach projektowych. Bo jest to proste, klarowne, zespoły to czują – a co najważniejsze – DZIAŁA!

Pozdrawiam serdecznie i do następnego 🙂

Marcin