Ostatni post był o tym, że odrzucając spotkania można wygospodarować sobie więcej czasu na pracę. Oczywiście w domyśle chodziło o te spotkania, na które się chodzi, można powiedzieć – nawykowo, kurtuazyjnie lub bezmyślnie. Takich, które nie są spotkaniami typu MUST, na których trzeba być, bo w ich trakcie zapewnia się komuś, lub samemu otrzymuje informacje kluczowe do pracy i dalszych działań. Ale także takich, które nie są spotkaniami, na które CHCE się chodzić – ciekawymi, przydatnymi, rozwijającymi – mimo, że niezwiązanymi bezpośrednio w pełnionymi obowiązkami.
Czyli mała powtórka:
Odrzucamy spotkania inne niż “MUSZĘ” i “CHCĘ”.
Więc tak jak NEO w Matrixie wybrał czerwoną pigułkę i zobaczył prawdziwy świat, tak my wybierając czerwony przycisk widzimy przestrzeń na pracę spokojną jak kultowa łąka z Windows XP 🙂
Przypominam z poprzedniego posta, że w przypadku mojego zespołu było to 40-45% oszczędności czasu spędzanego na spotkaniach. Gra jest zatem warta świeczki, a to dopiero początek.
Niektórzy już pewnie zauważyli, dokąd zmierzam. Skoro udało się zaoszczędzić mnóstwo czasu na niechodzeniu na spotkania, które właściwie są bezużyteczne – to może da się zrobić coś z tymi, które są konieczne? Moja hipoteza brzmi:
Spotkania w których uczestniczycie mogą być bardziej optymalne. Zwłaszcza dla Was 😉
Jak się człowiek zastanowi, rzadko które spotkania są całkowicie optymalne (pod kątem #effectiveness & #efficiency). Ale jeśli takie jednorożce się zdarzają, to je pomińmy. Zajmijmy się tymi, które od ideału odbiegają, czasem daleko.
Sposoby optymalizowania spotkań na które trzeba chodzić, lub chce się chodzić są różnorakie. Poniżej te, które stosuję lub stosowałem z powodzeniem ja i uczę stosowania przez Zespoły zwinne.
Po pierwsze – niech to spotkanie będzie później. Odsuń od siebie perspektywę spotkania w czasie.
Co masz zrobić dziś, zrób pojutrze, będziesz mieć 2 dni wolnego ^^. No właśnie, czasem wiemy, że takie spotkanie i tak ostatecznie nam wpadnie, tylko nie zawsze musi/może być to już teraz. Hipotetyczna sytuacja: wiesz, że ten tydzień już jest zaplanowany dość ciasno i bufory powoli się kończą, a jeszcze sporo tematów jest w trakcie.
Zatem absolutnie nie ma sensu akceptować kolejnego spotkania, które z dużą dozą prawdopodobieństwa będzie nowym tematem, który I TAK będzie czekał na tzw. wolne przebiegi. Więc proponujemy spotkanie w najpóźniejszym możliwym terminie. Większa szansa, że temat się “wygrzeje”, a może nawet zdezaktualizuje, nie absorbując Twoich zasobów i uwagi.
Jeśli się nie zdezaktualizuje – niech zostanie w backlogu, aż Ty lub ktoś inny będzie miał wolną przestrzeń, żeby się na nim naprawdę skupić i dowieźć. A nie tylko wisieć w głowie szefa jako “ongoing, bo przecież właśnie to obgadaliście”. Czyli Ty uważasz, że temat czeka, bo nie było żadnej deklaracji, a szefostwo uważa, że temat wzięty do realizacji, bo przekazano do realizacji. I tak się tworzą nieporozumienia. Lepiej unikać 😉
I nie chodzi tu o unikanie pracy – tylko o kanbanowe limitowanie tej pracy, którą mamy w toku. Dzięki temu skupiamy się na tym, co jest aktualnie przed nami.
Po drugie – niech na spotkaniu będzie ktoś inny niż Ty. A może nawet już jest 🙂
To zostało podpatrzone u Tima Ferrisa, autora książki 4-hour work week. On opisuje tam swoje podejście np. do wyborów. Ponieważ prześledzenie poglądów, historii i programów partii i kandydatów zarówno na poziomie lokalnym, jak i globalnym jest czaso- i pracochłonne, Tim stosuje ciekawą metodę. Mianowicie pyta o zdanie zestaw wybranych osób, które według niego są na tyle zaangażowane w temat i jednocześnie na tyle godne zaufania, że ich zdanie się dla niego liczy. I na podstawie ich opinii syntetyzuje własną i podejmuje adekwatne działanie. Jest to de facto sposób na pozwolenie wykonania pracy własnej przez kogoś innego, tylko pośrednio..
W przypadku spotkań zdarza się, że na tych samych spotkaniach wiszą/siedzą znane nam osoby. Osoby, które znamy z profesjonalnego podejścia do wykonywania obowiązków. Nic nie stoi na przeszkodzie, żeby poprosić taką osobę o streszczenie najważniejszych punktów. Wówczas zamiast (dwu?)godzinnego spotkania mamy kilkuminutowy sync, często z wartościowym komentarzem. Czyste złoto.
Drugi sposób – na wiele spotkań zapraszanych jest po kilka osób z zespołu. Tutaj także można podejść do tego w analogiczny sposób – my nie idziemy na spotkanie i czerpiemy z wiedzy innych, lub umawiamy się na uczestnictwo rotacyjne i kaskadowanie minutek, notatek, itp. Efekt osiągnięty, koszt ograniczony.
Po trzecie – poproś o notatki, podsumowanie, Action Pointy.
Wiele spotkań, zwłaszcza statusów typu wszelakiego to spotkania, które nie obchodzą nas kompletnie, dopóki nie pojawia się temat, który wymaga od nas osobistego zaangażowania.
Niektórzy chodzą na takie spotkanie 52x w roku, żeby może raz czy dwa usłyszeć coś zaadresowanego bezpośrednio do nich. Można inaczej.
Rozsądne spotkania z których coś wynika powinny mieć dwie cechy – way forward i notatki a Action Pointami. Jak są notatki – poproś o podsumowanie, dzięki czemu jesteś w miarę na bieżąco nie tracąc z oczu ewentualnych tematów które mogą Ci wpaść. A czas zaoszczędzony przeznacz na coś bardziej wartościowego, albo na wirtualną kawę z koleżanką lub kolegą z działu.
Po czwarte – Ty decyduj, kiedy chcesz mieć spotkania – blokuj sloty w kalendarzu 🙂
Jedną z rzeczy wskazywanych przez zespół jako niebywale irytującą jest losowe wrzucanie spotkań przez innych, którzy widzą w kalendarzu lukę. Zwłaszcza w sytuacji, gdy chcemy sobie w skupieniu nad czymś popracować. Znaleźliśmy sobie wolny 2-3h slot, żeby zanurzyć się w jakiś temat, po czym w środek tego slotu wpada nam jakiś randomowy call. Bo mieliśmy miejsce w kalendarzu.
I zamiast 2h w bloku, mamy 60+30 minut rozdzielone czymś niezwiązanym z naszym tematem, za to świetnie wybijającym nas z kontekstu. Miało być świetnie, a wyszło… nie do końca. Warto takie spotkania odrzucać z propozycją innego terminu, który pasuje obydwu stronom, choć nie zawsze się da i nie każdy jest chętny. Natomiast pamiętajmy, że lepiej zapobiegać niż leczyć 😉
Gdybyśmy tylko mieli możliwość zablokowania takiego slotu, żeby kalendarz w Outlooku pokazał status “zajęty”, prawda? ^^ No więc – da się 🙂
Sowa czy skowronek? A może leniwiec?
Zastanawiamy się, kiedy nam się najlepiej pracuje kreatywnie lub w skupieniu (#focusmode). I dokładnie wtedy robimy sobie bloker(y) na pracę. Ja ze skowronków, więc czas na pracę blokuję rano. Niektórzy wolą po południu, ważne, żeby go mieć.
Wersja minimalistyczna do przetestowania – godzinka rano, codziennie. Można więcej, jak ktoś może (bo potrzebuje na pewno). Wersja odważniejsza – godzina rano, godzina po południu. Wersja hardkor (stosowałem przez kilka miesięcy) – przez pół dnia interesantów nie przyjmujemy, i mamy wyblokowane, a np. po 12 w kalendarzu pusto – w domyśle: tam dostajemy zaproszenia.
Dodatkowy plus – jak naprawdę potrzebujemy spotkać się z kimś w czasie naszego skupienia – wysyłamy zaproszenie my, wiedząc, gdzie mamy coś nieruszalnego, a gdzie możemy wpuścić “intruza” 🙂 Nasza decyzja, co da nam większą wartość.
Efekty będą piorunujące, gwarantuję. (Większe) skupienie to mniej przełączania kontekstu, a co za tym idzie – szybsza i lepsza jakościowo praca (Przełączanie kontekstu czyni ludzi głupszymi – IQ czasowo spada nawet o 15 punktów). I lepsze efekty. A przecież nam wszystkim o to chodzi, prawda? Zwiększanie efektywności zespołu to jedna z głównych składowych odpowiedzialności Scrum Mastera, więc do dzieła.
Myślenie perspektywiczne pozwala bronić kalendarza
Pewnie niektórzy zaraz powiedzą, że się nie da, bo nie mają na to miejsca w kalendarzu. Zablokowanie całego tygodnia o stałej godzinie jest niemożliwe. Zgoda, w tym tygodniu – może nie. W kolejnym, możliwe że także nie. Ale już w następnym – pewnie będzie łatwiej. A w bieżącym tygodniu jakiś pojedynczy slot na pewno się znajdzie. Jeden, dwa, może pięć. I nagle okaże się, że udało nam się zrobić coś, co odkładaliśmy aż będzie czas. Czas wygospodarowaliśmy i pykło. I to tak na początek.
Nie muszę dodawać, ale jednak dodam 😉 że ten zaoszczędzony czas jest na WAŻNE rzeczy. Odpowiadanie na maile taką rzeczą nie jest.
Po piąte – niech Twoje spotkania będą KRÓT(KIE/SZE)!
Mowa o wszystkich, ale zakładam, że już odrzuciliśmy te, które nie są MUSTami i WANTami. To co nam musi wpadać, przekierowaliśmy na dogodne DLA NAS godziny. A tym co zostały także przyda się optymalizacja.
Domyślna długość spotkania w Outlooku to 30 minut. Tak, można to zmieniać. Ale zazwyczaj ludzie wysyłając zaproszenia zmieniają to w górę, a rzadko w dół. Czyli wpadają nam spotkania na 30/60/90 lub (o zgrozo!) 120 minut i więcej.
Masakra. 30 minut to spotkanie na którym da się przerobić/obgadać dużo spraw. Jak jest ich mniej – 10-15 minut w zupełności wystarczy. Godzina to czas na warsztat. Nie na pogaduchy, statusy czy sync’a.
Ja najczęściej wstępnie akceptuję spotkania które dostaję na 1+h i jednocześnie proponuję nowy termin o 50% krótszy. Nawet jak nie zawsze się uda zmieścić, to w zdecydowanej większości przypadków wystarcza właśnie ta połowa. A nawet jak nie, to lepiej niech to będzie 40-45 minut niż godzina. Prawo Parkinsona działa także w stosunku do spotkań.
Po szóste – bądź na spotkaniu tylko częściowo.
I tu uwaga – nie chodzi o to, żeby być na całym spotkaniu, częściowo się w nie angażując. Dokładnie odwrotnie – bądź na części spotkania, ale w 100% się angażując.
Tutaj ujawnia się potęga agendy (zwłaszcza zawierającej orientacyjny harmonogram). Załóżmy, że spotkanie jest od 10 do 12:15. Nic nienormalnego, pewnie macie w tygodniu co najmniej jedno takie. Ja ich szczerze nie cierpię. Zwłaszcza, jeśli dotyczy nas to, co jest między 11:00 a 11:15, to nie ma sensu siedzieć przez resztę czasu.
Więc prosimy o wdzwonienie nas jak temat interesujący z naszego punktu widzenia (lub nas dotykający), po czym udzielamy się aktywnie i efektywnie, a następnie żegnamy i wracamy do swoich zajęć. Perfekcyjny plan!
Agenda spotkania (jak jej nie ma, to poprośmy – czasem organizator nie wie, że się przydaje) zawierająca jego cel to bardzo przydatne źródło informacji. Często możemy wywnioskować, czy to spotkanie nas dotyczy, czy też jest tylko potencjalnym złodziejem naszego czasu. Jeśli na nas dotyczy – aplikujemy wskazówki z tego posta i najmniejszym możliwym nakładem sił i środków wyciągamy ze spotkania największą wartość. Jeśli nie – używamy czerwonego przycisku z komentarzem wyjaśniającym i wracamy do swoich zajęć.!
Podsumowanie – spotkaniozie/meetingozie mówimy zdecydowane NIE! 😉
Disclaimer dla wszystkich: przedstawione tutaj wskazówki, rady i argumentacja nie mają na celu obijanie się czy unikanie pracy. Wprost przeciwnie – są to sposoby, do zastosowania zarówno indywidualnie, jak i organizacyjnie na przezwyciężenie ogromnego problemu współczesnych czasów.
Spotkanioza (ang. meetingosis) to choroba polegająca na tym, że przepełnienie kalendarza korporacyjnego programu pocztowego uniemożliwia/opóźnia/pogarsza jakość pracy kreatywnej czy bieżącej.
Ja się na to nie zgadzam i staram się być punktem zwrotnym – i to samo doradzam ludziom z którym współpracuję. Może być to zapalnik pozytywnych zmian organizacyjnych w tym obszarze. W “najgorszym” przypadku przybędzie produktywnych, asertywnych ludzi, mających do dyspozycji więcej czasu na pracę i efektywne realizowanie kluczowych zadań. W dodatku – w ramach tego samego wymiaru etatu. W najlepszym – będzie to przyczynek do ewolucyjnych zmian organizacyjnych. A to gdzieś pojawi się hasło “no-meeting-Wednesday”, albo “brak spotkań przed 11 albo po 14”. A to ktoś się zreflektuje i zacznie wysyłać agendę do swoich spotkań. Albo je skróci, nie przeciągając na siłę – to tylko plus dla wszystkich pozostałych.
Zatem życzę Wam mniej, krótszych, w lepszych godzinach i znacznie efektywniejszych spotkań.
Pozdrawiam serdecznie,
Marcin
1 comment