Od podsumowania mini serii o RCA trochę minęło, więc czas na nowy wpis. Dziś będzie o czasie i o produktywności 🙂 ale takiej mądrej produktywności, która wprost łączy się ze zwinnością i jest dla niej świetnym sprzężeniem zwrotnym. Czyli o tym, jak mieć więcej czasu na pracę. Zaciekawieni? Zapraszam.
Punktem wyjścia dla moich rozważań możemy uczynić dwa równoległe, najczęściej zbieżne cele – produktywność (efektywność) osobistą oraz produktywność zespołową, lub nawet szerzej – organizacyjną. Gdyż tako rzecze Scrum Guide:
The Scrum Master is accountable for the Scrum Team’s effectiveness.
Scrum guide
No właśnie – Scrum Master jest odpowiedzialny za to, że Zespół jest (z angielska) EFEKTYWNY (w znaczeniu SKUTECZNY) – czyli robi to, co powinien. I w domyśle, nie robi tego, czego nie powinien #leanthinking. Takim podstawowym warunkiem, żeby zespół robił to co powinien, jest to, że ma na to czas. Bo przyznacie sami, że czasem można mieć mniej, a czasem można mieć więcej czasu na pracę. I to biorąc pod uwagę wciąż jeden etat i przysłowiowe osiem godzin.
Zastanówmy się więc, co jest jednym z najbardziej nielubianych przez ludzi marnotrawstw, które marnują czas i powstrzymują zespół przed osiągnięciem (większej/sensownej/jakiejkolwiek) efektywności? Stawiam tezę, że są to nieefektywne spotkania wszelkiego rodzaju.
Wspólny wróg – spotkania, które mogły być mailem (lub mogły nie być w ogóle)
Ok, nieefektywne, czyli jakie? Od niepotrzebnych, przez za długie, nie na temat, bez agendy, po takie które nie dotyczą nas. Lub takie robione na zapas i takie na które się chodzi “bo trzeba być”, mniejsza o to, że i tak w tle robi się co innego.
Superpozycja dwóch stanów kwantowych – jestem na spotkaniu i nie jestem na spotkaniu
A po czym można poznać, że ktoś na spotkaniu w tle robi coś innego? Kiedyś było prościej – siedział w sali ze wszystkim z komputerem przed sobą stukając w klawisze.
Teraz, gdy dla większości z nas codziennością jest praca zdalna lub choćby hybrydowa, każdy siedzi z komputerem przed sobą. Zatem teoretycznie jest trudniej to zauważyć. Ale czy na pewno?
Oczy zwierciadłem duszy. A okulary zwierciadłem monitora
Jak ktoś chce robić coś w tle i wyglądać na obecnego, włącza kamerę. I wówczas “jest” na spotkaniu (widać mnie, więc jestem), ale jednocześnie nie jest. Bo siedzi albo w drugim oknie (ALT + TAB to fantastyczna kombinacja klawiszy na calla, prawda?), albo na drugim monitorze.
Ale jak patrzymy na kogoś, kto nosi okulary (a sporo ludzi teraz nosi, nawet zwykłe zerówki w antyrefleksem), to widać zawsze, jeśli obraz odbity w okularach nie jest tym, który właśnie wyświetlają Teamsy. Czy tam inny Zoom. Jak ktoś nie nosi okularów, łatwo to poznać po oczach biegających po ekranie, lub po zmianie koloru światła oświetlającego danego delikwenta.
Można to przerobić na zabawę biurową – zgadnij w jakim programie jestem 😉 Da się zgadnąć całkiem sporo, spróbujcie 🙂 I absolutnie nie jest to trigger do tego, żeby kamery na spotkaniach wyłączać, tyko żeby przemyśleć pewne kwestie dotyczące sensu takiego “bycia/niebycia”.
Dla odmiany witamy na seansie spirytystycznym
Druga sytuacja jest wtedy, kiedy ktoś “jest” na spotkaniu, ale kamerę wyłącza #stealthmode. Wyobraźmy (przypomnijmy?) sobie taką sytuację. Nagle pada pytanie do tego kogoś, załóżmy Pawła (teoretycznie “obecnego”, bo przecież wdzownił się, powiedział “Cześć!” i widnieje na liście uczestników), po czym następuje długa, niezręczna cisza.
“Paweł? Jesteś? Słyszysz nas?” <tu_następuje_wzrost_ciśnienia_u_Pawła>, który właśnie całkowicie skupił się na obowiązkowym e-learningu z nowego systemu do rozliczania nadgodzin, albo na planowaniu budżetu na kolejny rok. Zadaniach owszem, raczej ważnych, ale niezwiązanych z tematem bieżącego spotkania. W międzyczasie wszyscy sprawdzili, że Paweł owszem, na liście uczestników spotkania jest, a Paweł zdążył się odrobinę zorientować czego od niego chcą. A czas leci.
Zatem Paweł z lekkim zażenowaniem wyrzuca z siebie “nie usłyszałem pytania, możecie powtórzyć”, albo odpowiada wyrwane z kontekstu pytanie. Pytanie, które mogłoby mieć inną odpowiedź, gdyby Paweł znał kontekst. Kontekst, który mu umknął, bo klikał coś na boku.
I tak to się kręci. Ze względu na śladowe zaangażowanie uczestników (poza oczywiście ich slotem, jeśli taki mają), spotkania są nieefektywne, są prowadzone w turach, a większość uczestników siedzi jak na tureckim kazaniu, robiąc w tle “prawdziwą robotę” do czasu aż w trakcie dwugodzinnego slotu będą mieli swoje pięć minut. A potem znów wrócą do klikania w tle.
Jak żyć? Noo, najlepiej to zmieniając ten stan rzeczy 🙂 poprzez #retro
Jednym z warsztatów/szkoleń które robię zespołom narzekającym na spotkania (lub cierpiącym w milczeniu) jest warsztat roboczo zwany “Healthy meeting tips“. Ale do niego przejdziemy później.
Learn to walk before you run!
Warsztat powstał jako efekt retrospektywy, którą w jednym z zespołów zrobiłem po tym, jak jego członkowie zaczęli narzekać na “nieprzyzwoite nagromadzenie bezsensownych spotkań”.
Scrum Master na tropie (z)marnowanego czasu – retrospektywa
Retrospektywa była prosta. Każdy z członków i członkiń zespołu miał przejrzeć swój kalendarz i policzyć spotkania w których brał udział na przestrzeni ostatniego tygodnia. Zarówno sztukowo, jak i czasowo. Jeśli poprzedni tydzień różnił się znacznie od standardu, wystarczyło wyciągnąć średnią z 2-3 tygodni.
Następnie każdy określał, na ile z tych spotkań tak naprawdę chce chodzić, na ile się musi, a ile właściwie może/chce sobie odpuścić, żeby zająć się czymś ważniejszym (#PracaNieSpotkania).
Surowe liczby surowo patrzą
Trochę danych do zebrania, ale udało się to zrobić dość szybko, co jak na zespół czternastoosobowy było godne podziwu. Rezultaty okazały się dość odkrywcze (?). Osoba o najmniejszym obłożeniu spotkaniami miała ich 8, i zajmowały jej 5h w tygodniu. I mówimy tu o godzinach nominalnych, nie uwzględniając ewentualnych poślizgów. Dużo i nie dużo jednocześnie.
Rekord, nie licząc managera zespołu (28 spotkań, na które schodziło ponad 20 godzin) to 18 spotkań w 14 godzin. Czyli 2 dni wyskakują na same spotkania. Nie licząc przełączania kontekstu, ale o tym kiedy indziej.
Cały zespół poświęcał na spotkania w tygodniu 120 godzin. Wliczając kierownika, 140 godzin. TYGODNIOWO. Czyli 7/8 etatu spędzane na spotkaniach.
Więc (nie zaczynamy zdania od “więc”) widzimy tutaj, że członkowie tego zespołu na spotkaniach spędzają dużo czasu. Dużo, a patrząc po wynagrodzeniach w IT – także drogo. A czy było to tego warte? Pół biedy, jeśli są to spotkania potrzebne, efektywne i wydajne, wspierające generowanie wartości. A jak uznali nasi ankietowani?
Sprawdzamy hipotezę, że część czasu jest marnowana
Wobec tego prześledźmy drugą miarę – ile tych spotkań faktycznie daje jakąś wartość komuś innemu lub im samym – czyli są to spotkania na które MUSZĄ lub CHCĄ chodzić. I tutaj zgodnie z tym, czego się spodziewałem – wyniki były sporo gorsze.
Okazało się, że 93/171 (prawie 55%) to były spotkania, na które członkowie zespołu MUSZĄ chodzić, bo nieobecność na nich groziłabym brakiem ważnych informacji, często kluczowych dla zespołu). Jednocześnie odwracając proporcje – 45% (78/171) to spotkania, co do których zespół nie czuje, że są to spotkania typu MUST, hmmm.
To może pozostałe spotkania to takie, na które zespół nie musi, ale CHCE chodzić? Trochę lepiej, ale wciąż bez szału. 101/171, czyli niespełna 60%.
Podsumowując, 40-45% ogółu spotkań to spotkania, na które zespół aktualnie uczęszcza, a ani nie chce, ani nie musi.To już powinno budzić niepokój. Na szczęście teraz wjeżdża Scrum Master cały na biało i mówi:
Jeśli nie chcecie, ani nie musicie chodzić na te spotkania – to nie chodźcie 🙂 tadam!
Tu nastąpił opad szczęk u niektórych. ALE JAK TO?! CZO TEN SZKRAM MASZTER?! Polecam, można się przez kilka sekund delektować uczuciem niedowierzania połączonego zaskoczeniem.
No tak to – nie musisz być, nie chcesz być, to nie bądź i zaoszczędź czas. Nie ma za co 🙂
Niesamowite jest, jaki zespół potrafi być zaskoczony, że nie musi chodzić na wszystkie spotkania, na które dostaje zaproszenia 😉 i nagle PAM! zerowym kosztem robi nam się więcej czasu na pracę. Da się? Da się, a to pierwszy krok.
Zaraz ktoś powie – ale zaraz, przecież jeśli ludzie są zapraszani na te spotkania, to przecież powinni na nich być, prawda? Przecież nikt nie zaprasza na spotkania bezmyślnie?!
Really? REALLY? Let that sink in 😉
Warto jednak jak się teraz zastanowić, ile spotkań wpada nam “na zapas”, “przy okazji”, albo “bo może się przyda”. I teraz mój zespół, zespół rozsądnych, zaangażowanych profesjonalistów znających się na swojej pracy mówi mi, że 4 z dziesięciu spotkań na które chodzą to właściwie strata czasu (nie chcę & nie muszę tu być).
To ja im wierzę. I radzę na te spotkania nie chodzić, żeby mieli więcej czasu na pracę 🙂 Mało tego, dla ciekawych lub wątpiących podrzucam dwa wartościowe linki do Harvard Business Review:
I żeby było ciekawiej – powyższe przemyślenia dotyczą tylko spotkań, których można się pozbyć w całości. A gdzie spotkania typu MUST i WANT, które są nieefektywne? Tam na bank też się da sporo uszczknąć. Wiem, bo moje zespoły tak robią i sobie to chwalą.
Wnioski i rzeczy do przemyślenia
W naszych organizacjach pracuje wielu wysoko wykwalifikowanych i opłacanych specjalistów. Mają oni do wykonania mniej lub bardziej sprecyzowane zadania. Natomiast kultura organizacyjna tych organizacji (wraz z brakiem asertywności pracowników) poprzez nadmiar spotkań – bezpośrednio ogranicza to, czy ludzie swoje zadania wykonują możliwie szybko (effectively) i optymalnie (efficiently).
Moja teza jest taka – jednym z pierwszych kroków do efektywności zespołów jest eksperymentalne nakłanianie zespołów do odrzucania spotkań, na których być nie muszą lub nie chcą. Bo dzięki temu będą mieli więcej czasu na pracę. To będzie lepsze dla organizacji, bo zmniejsza się presja na zatrudnienie dodatkowych osób, na pokrycie zadań do zrealizowania, na które nie ma czasu – bo ludzie siedzą na spotkaniach.
Czy jest to lokalna optymalizacja? Być może, przynajmniej do pewnego stopnia. Natomiast jest to świetny wstęp to inspekcji i adaptacji jednego z wielu miejsc na drodze do perfekcji.
Dlaczego akurat tu?
A dlaczego nie tu? 🙂
Z tym Was zostawiam, i do następnego.
Pozdrawiam serdecznie,
Marcin
1 comment